Organizace dne – nebuďte svým otrokem

Každý má jiné návyky, jak být v práci, a hlavně při práci efektivní. Různým lidem fungují různé postupy organizace dne. I ti, kterým to funguje nejlépe, ale každému jinak, by se klidně mezi sebou mohli pohádat, že ten druhý to dělá špatně. Ano, je tomu tak. Znám to z vlastní praxe – bohužel ale jen ze strany toho, který to údajně dělá špatně 🙂

Rád bych se podělil o způsoby, které mi fungují – nikomu je nenutím. Někdo se nad nimi může pousmát, jinému to zase třeba pomůže. Nepoužívám nic obecně osvědčeného, a nebo tom nevím, dělám si vše po svém – načerpal jsem esenci všeho, co jsem za život potkal a tak nějak si to upravil podle sebe. To je podle mého to nejlepší, co člověk může udělat – potkávat se s lidmi, technikami a postupy a čerpat z toho to nejlepší.

Celé bych to rozdělil na následující body, které postupně detailněji rozeberu, a které mi pomáhají „přežít“ den:

  • ToDo
  • Maily
  • Nastavení mobilu a chytrých zařízení
  • Soukromí
  • Pomodoro
  • Kalendář
  • Nenechat se vyrušovat
  • Ráno – kvalita celého dne
  • Nestresovat se
  • Ne

V některých částech se mohu opakovat, protože se navzájem vše velmi prolíná.

ToDo

K práci používám MacBook, takže v případě, že budu popisovat nástroje, budou pro OS X. Mám nainstalovanou aplikaci Things (zkoušel jsem i 2Do – z počátku mi přišla lepší, a možná i bude, ale nějak jsem neměl chuť přejít). Na to jednoduché, co nyní potřebuji, mi Things stačí. Na klávesovou zkratku Ctrl + Shift + Mezerník mám napojené rychlé přidávání poznámek do tzv. Inboxu.

Aplikace Things
Aplikace Things

To je pro mě sběrné místo, které následně třídím. Takže ve chvíli, kdy mě cokoliv napadne, ale nechci tomu věnovat více času – zpravidla jednu minutu – tak si to uložím formou poznámek do Things – do Inboxu. Nic víc s tím nedělám a většinou stačí pár slov.

Každý pracovní den mám v kalendáři opakující se událost od osmi do devíti hodin, kdy ToDo Inbox zpracovávám. Zpracovávání Inboxu pro mě znamená, že dělám následné kroky – tak, jak je v podstatě popsáno v GTD, ale opět po svém.

Občas se stane, že záznam smažu, protože při hlubším zamyšlení mi dojde, že to sice byl v daný okamžik prima nápad, ale je to blbost, nebo ztráta času. V lepším případě se jedná o dobrý nápad, ale není skutečně čas ho v brzké době řešit, k tomu slouží složka s významem Možná/Někdy. To procházím cca jednou za měsíc, a reviduji svoje rozhodnutí. Jestli už nadešel ten správný čas vytáhnout poznámku z Možná/Někdy a naplánovat ji, a nebo ji třeba smazat – i to se děje. Možná/Někdy nemůže být odpadiště nesplněných snů, přání a fňuků, ale je potřeba tento štítek brát vážně. A pokud je tu nějaký úkol moc dlouho, je dobré se nad jeho odstraněním zamyslet – a nebo ho posunout do Možná/Nikdy 🙂

Postupně jsem se tedy dostal k těm úkolů, se kterými chceme v Inboxu něco dělat. Další funkčnosti Things už nevyužívám – kde se dají úkoly přímo naplánovat na termín apod. Vše, co chci řešit, buď přesouvám do Next a nebo odstraním. Před tímto krokem je ale důležité činnost naplánovat. K tomuto účelu využívám Google kalendář – ten mám dostupný všude, ať jsem, kde jsem.

Tady už není asi moc co rozebírat a můžu přejít hned k příkladu.

Plánování činností v kalendáři
Plánování činností v kalendáři

Příklad

V průběhu porady jsem si udělal pomocí Things poznámku: „Prověřit nainstalované balíčky modulu XYZ na serveru“. Není to nic, co by až tak moc spěchalo, napadlo mě to při debatě na podobné téma, a nebylo potřeba, abych se tomu v rámci porady více věnoval. Kdybych to udělal, tak bych zbytečně zapojil dalších šest kolegů buď do diskuze, a nebo do sledování diskuze o něčem, čemu nerozumí, a zbytečně plýtval jejich čas.

Následující pracovní den ráno jsem poznámku objevil v Inboxu – slovo „objevil“ jsem použil zcela záměrně. Skutečně jsem tu poznámku objevil. Jak to myslím? Od chvíle, kdy jsem si zaspal poznámku do Things, jsem na ní nemyslel. Nebylo to potřeba, svou mysl jsem potřeboval směřovat a soustředit na jiné věci, než myslet celý den na to, že potřebuji prověřit nějaké balíčky. A teď ráno vidím svou poznámku – je to vlastně, jako kdyby mi někdo cizí dodal úkoly, které mám udělat, a do té doby jsem o nich nevěděl.

Každá činnost si vyžaduje v principu jediné – to hlavní – a tím je čas. Takže otevírám svůj kalendář a hledám vhodný prostor, kdy bych mohl tento úkol realizovat. I když vím, že mi činnost zabere cca 20 min plánuji si na to hodinový blok. Minimální blok je pro mě vždy hodina – ano, mám výjimky, kdy to je 30 min, ale skutečně výjimečně.

Nyní mám úkol naplánovaný a vím, že na jeho realizaci budu mít skutečně čas. I přes to, že odhaduji čas potřebný na realizaci třetinový, mám v kalendáři jednu hodinu. Hodí se to. Nikdy totiž nevím, kdy se mi postaví do cesty něco, nebo i někdo, s čím jsem nepočítal. V uspořený čas mohu dělat jiné věci, a nebo dříve věci na konkrétní den naplánované – pokud nevyžadují přesný čas.

Plánuji si tak, že mám vždy jeden hlavní úkol dne a tím začnu – proto je hlavní, musím ho za každou cenu udělat. Nelze ho odkládat a neměl by zpravidla zabrat více jak čtyři hodiny. Pokud se jedná o úkol na např. dvacet hodin, tak si ho rozdělím na pět dní. A to mám ještě takovou fintu. Na poslední den pracovního týdne (ne vždy to je pátek) si žádný hlavní úkol dne neplánuji. Už asi 9 let, co to takto dělám, se mi nestalo, že bych neměl poslední den v týdnu co na práci 🙂

Maily

Maily vybírám jen a pouze dvakrát denně. V kalendáři na to mám vymezený čas. Ráno v čase 7:00–7:30 a odpoledne 15:30–16:00. Pokud se někde zdržím, stát se to může, a k vybírání mailů se nedostanusmůla. Vyberu je v následujícím „okně“. Může to znít hnusně a krutě, zejména pro odesílatele, ale chráním si tím zbytek naplánované části dne.

Dříve, když jste poslali dopis, tak šel třeba 5 dní k adresátovi, ten než se k němu dostal, trvalo to další den, pak napsat odpověď, další den, a pak zase 5 dní cesta zpátky. Po 12 dnech jste měli odpověď.

Jak to je dneska? Přijde mi mail. Za 15 minut mi dotyčný volá, že jsem mu ještě neodpověděl, jak si to představuji? 😀 A vy taky sedíte celý den u e-mailu a klikáte znuděně na „Odeslat a přijmout“, nebo mačkáte F5 v prohlížeči, a čekáte, až se objeví nový e-mail, abyste na něj mohli odpovědět? Já ne, mám lepší věci na práci. Co je ještě důležité – pokud na nějaký mail potřebuji více času, sesbírat podklady, zjistit informace od kolegy, apod., tak si z toho udělám klasický úkol. Na to nepotřebuji Inbox, ale v kalendáři si vyhradím třeba následující den hodinový (už víte proč hodinový) blok, ve kterém budu rozsáhlejší odpověď řešit. Jo, a ty maily, které nestihnu ve třiceti minutách vyřešit, řeším až v dalším kole – žádné přetahování naplánovaného času.

Plná schránka pošty
Plná schránka pošty

V čem je ještě výhoda odpovídání jednou, resp. dvakrát denně? Vcelku dost e-mailů má více příjemců, a z těch více příjemců je zpravidla pár takových, co sedí s tou F5 na prstě odpoví téměř okamžitě, a vlastně za vás. Cca 20 % e-mailů „se za mě vyřeší“ sama 🙂

E-maily, které vyřeším, si dávám do archivu – chci mít ideálně „inbox zero“. K čemu se nepotřebuji vracet, rovnou mažu.

Je těžké přesvědčit okolí a naladit je na moji vlnu, nicméně – u e-mailu lze nastavit příjemce, kopii a skrytou kopii. Tím si určuji pro sebe prioritu. Pokud jsem v příjemcích, věnuji se e-mailu velmi aktivně, pokud v kopii, je to pro mě ve významu na vědomi, a když ve skryté kopii, skoro to nečtu (pokud mě na to někdo jinak neupozorní, že mi poslal mail ve skryté kopii).

A co když mi uteče něco důležitého díky tomu, jak zpracovávám e-maily? To se nestane. Důležité věci vám dotyčný zavolá.

Nastavení mobilu a chytrých zařízení

Dneska má každý druhý chytrý mobil, možná už i každý první. Parafrázoval bych to spíše tak, že kdo je chytrý, nemá chytrý mobil. Jak toto vyřešit? Ideálně nemít v telefonu žádné aplikace. Ale to nejde, proto smartphone máme. Používám Google Mail a Google Calendar – to jen pro info. Nelze nastavit, kdy a jak se má pošta synchronizovat. Na MacBooku mám Airmail 2 – aplikaci klidně vypnu, aby mě maily nerušily. Naučil jsem se už notifikace nevnímat.

Na mobilu mám vypnuté veškeré zvuky, i vibrace. Svoje vyzvánění jsem neslyšel už roky. Telefon mi vibruje vlastně jen když mi přijde SMS, nebo mi někdo volá. Mám rád klid – ne aby mě nikdo nerušil, ale klid, abych nerušil svými zvuky okolí. Příchozí maily na mobilu ignoruji, ale klidně je v uvedený čas – viz výše – vyberu a zpracuji z mobilu. Je to jednoduché – mobil musí být mým pomocníkem, ne já jeho otrokem. Takže když něco chci, s jeho pomocí toho dosáhnu, ne že mě mobil nutí dělat co nechci.

Být otrokem se nevyplácí – svoboda!
Být otrokem se nevyplácí – svoboda!

Soukromí

Soukromí je základ. Ač mi to povaha mé práce úplně nedovoluje, i můj morální přístup, přeci jen jsem za své lidi a naše produkty zodpovědný, nemohu být úplně striktní a nedostupný.

Telefon se mi automaticky v deset hodin večer přepne do režimu nerušit, a z něho se dostane až v šest hodin ráno. To je sice téměř hodinu poté, co vstávám, ale určitě nechci řešit nějaké záležitosti u snídaně. Určití lidé se mi i přes režim nerušit dovolají, ale skutečně jich je málo – no, dovolají, telefon bude vibrovat, to je tak vše. A to jsem ještě hodný, kolega z práce si telefon na noc přepíná do režimu letadlo 🙂

Pomodoro

Pomodoro je výborná technika, která se hodí při realizaci složitých úkolů. Odpočívat je prostě potřeba. Existuje spousta aplikací – i do mobilu – pomocí kterých lze takto svůj čas řídit. Výborně o tom píše můj bývalý kolega Petr Nagy na svém blogu, a nejen to, je dokonce tvůrce online nástroje Tomatoid. Oboje doporučuji. Dělat na něčem náročném dvě hodiny v kuse může být skutečné peklo – zkuste to ale např. následovně (vypůjčeno od Petra):

  • 25min (Práce)
  • 5min (Pauza)
  • 25min (Práce)
  • 5min (Pauza)
  • 25min (Práce)
  • 5min (Pauza)
  • 25min (Práce)
  • 20min (Přestávka)
  • 25min (Práce)

Hned jde vše lépe.

Kalendář

O kalendáři jsem se už zmínil v části ToDo a Maily. Takže už jen pro doplnění. Nechci z toho dělat odstrašující případ, ale hrubě řečeno, co nemám v kalendáři, to nedělám. Je to skutečně hodně přísně popsané. Musím být značně flexibilní, a zároveň striktní na svůj plán dne. To je hodně složitá kombinace. Když vím, že bych někde měl být třeba celý den k dispozici, protože může někdo přijít na konzultaci, ale nemusí, nebojím se dát si na celý den blok konzultací. Mám tím splněný závazek, když někdo přijde, mám čas. A pokud nikdo nechodí, tak si můžu dělat úkoly dopředně. Sedím, čekám na konzultace, je úterý, a dělám si klidně práce ze středy. Další den ráno, kdy pak zpracovávám ToDo si buď úkoly přeplánuji, a nebo do uvolněného místa něco nového upřednostním.

Nejdůležitější je maximálně jeden hlavní úkol dne a tím hned začít. Někdo si dává i dva, ale jakmile se vám někde něco nepovede dle plánu, jste zbytečně ve stresu. A zamakat nad plán, můžete kdykoliv – maximálně vám někdo poděkuje, ale určitě na vás nebude křičet, že jste něco neudělali dle plánu a v termínu.

Zatím všichni, kterým jsme poradil, aby si dávali úkoly do svého kalendáře, si tento postup pochvalovali. Budu rád za jakékoliv názory, pokud to někomu nefunguje, nebo funguje jinak.

Nenechat se vyrušovat

Klid je potřeba. Od narození dcery jsem se sice naučil určitě zvukové frekvence a opakující se tóny ignorovat, ale ne každý má to štěstí – jednak že už má potomka, ale hlavně, že se naučí ignorovat tóny. Ne vždy je možné mít klid na práci – člověk musí být dostupný lidem, konzultovat, řešit, apod., to je jasné. Ale občas je potřeba dělat na něčem, co klid potřebuje. Někdy stačí sluchátka bez hudby, jindy s hudbou a jindy zase nestačí samostatná kancelář, ve které je klid a nikdo vás neruší. Prostě někdy i klid není vše, když je špatná nálada a den. Je potřeba být v klidu a nestrestovat se a domluvit si s okolím pravidla hry. Jsme přeci lidi a základ všeho je komunikace.

Pokud něco složitého analyzuji a jsem do toho ponořen skoro jako v maximálním stádiu meditace, je skutečně prima, když na mě někdo u mého stolu vybafne: „Poslal jsem ti mail, tak až budeš mít čas, tak se na to podívej, ale vůbec to nespěchá“. V tu chvíle se vám celé přemýšlení zhroutí jako domeček z karet. Toho člověka byste i v sebeklidnějším stavu nejradši fyzicky nebo verbálně napadli, ale to vám stav mysli zpět nevrátí, ba naopak. Takže můžete začít znovu. Mnoho lidí, kteří si tím neprošli, toto nechápe – díky tomu, že jsem začínal jako vývojář/analytik, toto velmi dobře chápu a respektuji. Je ale těžké naučit okolí spolupracovat.

Při analýze je důležitý klid
Při analýze je důležitý klid

Když na něčem pracujete, ideálně všechny rušivé elementy vypněte – dle okolností a vašich možností – telefon, mail, Skype, v podstatě všechny IM služby, apod. Zmeškané hovory a zprávy vyřešíte najednou až bude úkol hotov. Nejste přeci jediní, kdo dotyčnému mohou pomoci, jen si kolikrát nechce umět poradit. Uvidíte, kolik záležitostí se „vyřeší samo“ tím, že nebudete k dispozici. Lidé si vystoupí ze zóny komfortu 🙂

Ráno – kvalita celého dne

V klidu v předstihu vstát, rozhýbat se a hlavně se nasnídat. Kávu až tak v osm, vstávám lehce po páté. Dřív je kafe zbytečné, a není dobré to s ním přehánět. Jednu dobu jsem ho už pil na chuť, a pak, když jsem potřeboval trošku probrat, musel jsem sáhnout po něčem silnějším – Monster!! 😀

Sám vím, že když se ráno necítím dobře – špatně jsem se vyspal – nebude to úplně prima den. A je tak potřeba hned po ránu udělat vše možné pro to, aby se ten stav změnil. Dobrá snídaně v klidu, nebo procházka, skutečně pomůže. Určitě nedoporučuji snídat s novinami nebo mobilem – člověk se vytočí ještě víc. A co úplně zakazuji je po probuzení vzít do ruky mobil a hned se dívat jaké maily přišly v průběhu noci. No, a kdo je fakt sebevrah, a v noci se třeba probudí žízní, tak se podívá na maily ještě v noci, aby do rána nervozní nemohl usnout a přemítal si v hlavě všemožné katastrofické scénáře.

Vstávejte brzy a choďte dřív domů. V práci jsem mezi prvními lehce před sedmou, domů jezdím ve čtyři odpoledne. Chci být s rodinou. Telefony zvedám když je potřeba a je to ještě vhodné, a když se mi chce (a to je docela často), rád si k práci třeba ještě poté, co dům usne, na hodinku sednu. Nikdo mě k tomu nenutí a můj plán s tím nepočítá – díky tomu nejsem ve stresu.

Nestresovat se

Stres je zbytečný a ničemu ani nikomu zpravidla nepomůže. Pokud budete alespoň z části dodržovat co jsem zde popsal, míra stresu se vám sníží. Ano, někdy se stres dokonce i hodí, a je vítán, ale skutečně jen občas 🙂 Minimálně je nesmysl stresovat se kvůli termínům, když už si umíte vše dobře naplánovat.

Dobře plánujte, pak se nedostanete pod tlak – organizace dne je základ
Dobře plánujte, pak se nedostanete pod tlak – organizace dne je základ

Ne

Nepřebírejte na sebe zodpovědnost jiných. Naučte se říkat NE! Často se mi stávalo, že jsem dodělával za jiné, ti pak byli chválení, ale svoji práci jsem nestíhal. To, že byli chváleni, za práci jiného, to mi až tak nevadilo, i když to není správné, ale to, že jsem byl kárán za to, že nemám své hotové, mi vadilo moc. Přehodnotil jsem a začal fungovat jinak.

Zkuste to i vy.

V komentářích pod článkem uvítám vaše reakce.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on TumblrShare on LinkedInPin on PinterestEmail this to someonePrint this page

  1. Petr Soukup
    Kvě 25, 2016

    Tome super článek. Jen by mě zajímalo pár věcí. Jak řešíš projekty a úkoly na tvé lidi? Projekt když je dlouhodobého rázu potřebuje spoustu úkolů, poznámek nebo příloh a to tvůj systém neobsahuje. Další věc co mě napadá, je delegování úkolů a kontrola zda jsou tyto úkoly včas a správně realizované. Poslední věc co by mě zajímala, jak řešíš úkoly soukromé. Máš vše v jednom systému nebo to odděluješ? Díky za super článek. Po dlouhé době pěkně a popsané workflow. Používám to hodně podobně, tak mi to je blízké. PS: Úžasný font 🙂

    Odpovědět
    • Tomáš
      Kvě 27, 2016

      Díky. Projekty mých lidí řeším v našem interním informačním systému. Mám v podstatě v kalendáři jen blok nazvaný „checking“ v rámci něhož se těmto činnostem věnuji. I ta delegace úkolů probíhá pomocí toho interního systému a ten mi umožní kontrolu nad úkoly. Pokud tomu tak není a úkol třeba zadám jen e-mailem, tak si zase do kalendáře dám na nějaký určitý den jen že mám „to a to“ zkontrolovat. Soukromé úkoly – dřív jsem měl dva oddělené kalendáře – to jsem musel zrušit. Protože když jsem si potřeboval v pracovní době vyřešit něco soukromého a měl to jen v soukromém kalendáři, tak to pak nikdo v mém pracovním neviděl a dal mi tam třeba schůzku. Chvíli jsem vydržel události duplikovat a pak osobní kalendář téměř opustit – ten teď využíváme s přítelkyní jako náš osobní k plánování víkendových aktivit.

      Odpovědět
    • Reggie
      Kvě 01, 2017

      Je viens de découvrir ton blog; je le trouve vraiment superbe et je voulais te le dire alors voilà; c’est fait! ^^(J’ai testé les raviolis &l&r&o; italiensunbsp;aqaquo; (par opposition à la pâte chinoise; très différente) quelques fois avec un échec retentissant. C’est; avec la meringue suisse; ma bête noire. La pâte se détrempe toujours et se déchire, après formation des raviolis.)

      Odpovědět
  2. Luba
    Kvě 30, 2016

    Hezký článek, jen myslím že nečtení skryté kopie je logický nesmysl. Kdyby jsi ji neměl číst, nebudeš mezi adresáty. Nepočítá-li hromadny mailing tak skrytá kopie slouží hlavně k tomu, aby ti jako adresátovi dodala výhodu informací a to bez vědomí adresáta.

    Odpovědět
    • Tomáš
      Kvě 30, 2016

      Chápu. Máš pravdu. Klíčové pro mě je, že u obou typů kopie odesílatel neočekává odpověď – k tomu kopie slouží. V praxi to tak stejně nefunguje a lidé s tím zacházejí jak se jim zachce – kolikrát mi přijde hromadný mail mezi příjemci, kde není vůbec žádoucí se navzájem vidět. Kdybych to shrnul, abych napravil své tvrzení – kopiím dávám nižší prioritu – nemusím na ně reagovat 😉

      Odpovědět
      • Luba
        Kvě 31, 2016

        Souhlas 🙂

        Odpovědět
        • Mahalia
          Kvě 01, 2017

          Holy candy ba.2;8&30#r.that looks amazing!!! After 6 half marathons, I don’t stick to training schedules nearly as much as I probably should. I’ve done a small sprint triathlon, but didn’t really have a great training schedule for it. Good luck training!

          Odpovědět
    • Precious
      Kvě 01, 2017

      I suggest, as you seem infatuated with socialism and anarchism that you read Russell Means’ “For America To Live, Europe Must Die” a troaicriptsnn of a speech he gave some time ago.

      Odpovědět
  3. Lynsey
    Kvě 01, 2017

    Ù:Ø‚§Ù„Âأكبر مقلب أكلته في حياتي أني شريت جلاكسي اس وما شريت ايفون نظام أندرو يد نظام فاشل ونظام فورز كلوز

    Odpovědět